テレワーク、在宅勤務で広まるオンライン会議システム ～Zoom～

2020.04.18付けのブログで「テレワークと在宅勤務の違いは何だ!」を掲載したが、その続きとしてオンライン会議システムについて書くことにする。

新型コロナウイルス感染拡大を受けたテレワーク・在宅勤務の動きが急速に広まっている。そうした中、オンライン会議システム Zoom が世界中で広まっており、すでにお使いの方も多いことかと。私も兵庫県のクライアントと月二回の定例打合せをリアルで行っていたが、緊急事態宣言の発出と不要不急の外出の自粛とあって、代わりにZoomを利用してオンライン会議を実施した。製造業で歴史の長い企業ほどオンライン化は遅れているように思う。昔ながらのやり方を変えたくないという暗黙の慣習が見え隠れしている。

オンライン会議システムについて少し触れてみよう。
オンライン会議システムには、Skypeや、AppleのFaceTime、GoogleのHangouts（Google Meetingに改名されるとのこと）、MicrosoftのTeams、CiscoのWebexなどさまざまな種類があるが、その中でZoomはその使いやすさと安定性で一番の人気となっている。
Zoom はクラウドベースのプラットフォームでAWS（Amazon Web Services）、Microsoft Azureを併用し安定した環境で提供してる。

すでに利用している方にとっては「釈迦に説法」かもしれないが、“Zoom”について知るところを紹介する。

Zoomでは、無料の“ベーシック”でも１００人の参加者まで招待することができ、１対１では無制限にミーティングが行える。ただしグループミーティングでは４０分までの時間制限があるところが難点。この時間制限を解除するためには“プロ”（月額２０００円）が必要になる。プロバージョンではクラウド上に１GBの録画用スペースも提供され、自分のローカルでも録画可能で、40分の時間制限を解除するためには“プロ”を導入する必要がある。
あるいは、グループミーティングでは４０分を超えると想定できるときは、続けて会議ができるように別のミーティングURLをもう一つ事前に準備しておくことをお勧めする。

Zoomはどのデバイス・OSでも使える。ちなみに一番多いOSはiOS、次にAndroid、そしてWindowsという順のようである。
会議の招集は、ミーティングURL、ミーティングID、パスワードをメールにて自動発信して、ラインやSlackにミーティングURLを貼り付けるだけで行うことができる。
参加者が初めての人でも、ミーティングURLをクリックするだけでアプリを導入し、ミーティングID、パスワードを入れて会議に参加することができる。会議のスケジューリングもでき、その内容を自分のカレンダー（私の場合はGoogle カレンダー）に自動で書き込む機能もあるので重宝している。

その他、さまざまな機能があるが、特に便利なのが「画面の共有」が可能なため、同じ資料を見ながらの会話ができる点にあると思う。また、録画機能も、会議そのものを保存し後で参加者に動画ファイル（MP4フォーマット）で共有することもできる。さらに議事録代わりにすることも可能である。また、会話だけでなくチャットも出来き、ファイルの共有も可能なので重宝である。最近はYouTubeに使い方の動画がたくさん投稿されているので、必要に応じ検索すると参考になる情報を見ることができる。

ただしZoomには、注意する点もある。最近のニュースで、米国のFBI Bostonが３月３０日にミーティングをハイジャックする”Zoom-bombing”という犯罪をレポートしており現在捜査が行われているとのこと。３月後半にマサチューセッツの高校等でオンライン授業中に不審者がオンライン中に乱入し授業を妨害したなどが報告されている。

特に機密性の高い会議での使用については、注意しなければ情報漏洩ということが発生しかねないということを肝に銘じる必要がある。

私がZoomを使う時の注意点としている点は、次の４つである。

1. ミーティングのURL、ID、パスワードを公開しない
2. ミーティングをSNSでシェアしない
3. スクリーン・シェアリングをリミットする
4. ミーティングに参加予定のメンバーが全員入室したら、それ以降のメンバーが参加できないようにクローズする

である。

これらの注意点を留意しつつ、正しく使えば “Zoom”は非常に有効なツールといえる。
今後、働き方は大きく変化していくことになりそうである。